兩小時從想法到完整簡報：我的 AI 工作流全公開

先說一個常見的晚上：你打開 PowerPoint，盯著空白第一頁，先去調字型、找模板、翻舊簡報抄版型，兩小時過去，內容還停在標題頁。隔天再花一個晚上把字塞進去，上台前才發現邏輯接不起來。

問題從來不是你不會做簡報，是你把「想內容」和「排版面」攪在一起做。

我常年做企業內訓和提案簡報，現在一份三十頁的簡報，從想法到能上台，固定兩小時收工。不是因為我打字快，是因為流程切對了：五個階段，每段有明確產出，AI 負責生成，我負責決策。這篇用一個真實場景從頭走到尾——「下週要向主管簡報一個新專案提案」，你可以直接照抄。

這篇文章公開我兩小時做完一份簡報的 AI 工作流：10 分鐘想清楚、30 分鐘長架構、40 分鐘逐字稿、30 分鐘視覺、10 分鐘彩排，每一步都附可直接照抄的提示詞。適合常被簡報吃掉整個晚上、想把想內容與排版面拆開處理的職場工作者閱讀。

第〇步：先看全局

注意：時間配比是內容占八十分鐘，視覺只占三十分鐘。多數人比例是反過來的，這就是慢的原因。

流程總覽

第一步：10 分鐘想清楚——這步不能外包給 AI

開始前回答三個問題，寫下來，一行一個：

對象是誰？他最在意什麼？
這場簡報的目的，是要對方做什麼決定？
如果只能講一句話，我要他記住哪句？

以提案場景為例，我的答案是：「對象是部門主管，最在意人力排擠和風險；目的是讓他核准三個月的試行；一句話主張是——用十分之一的成本先驗證，三個月後再決定要不要加碼。」

這三行就是整份簡報的憲法。後面 AI 生成的所有東西，不符合這三行的一律砍掉。很多人跳過這步直接叫 AI「幫我做一份專案提案簡報」，產出一定是通用廢話——AI 不知道你的主管在意什麼，你不講，它只能猜。

第二步：30 分鐘長架構——提示詞照抄

把三行憲法餵進去，用這個提示詞：

你是簡報架構顧問。我要做一場 15 分鐘的簡報，資訊如下：
對象：部門主管，務實、在意人力排擠與風險，討厭空泛願景。
目的：核准一個三個月的 AI 客服試行專案。
一句話主張：用十分之一的成本先驗證，三個月後用數據決定加碼或喊停。
請給我：1) 完整頁次大綱，每頁一行標題＋三點內容要點 2) 每頁標注「這頁要讓聽眾產生什麼感覺或結論」3) 先列出主管最可能提出的三個質疑，並告訴我你把回應安排在哪幾頁。

輸出示意（節錄）：

預判質疑：a) 會不會排擠現有人力 b) 失敗了怎麼收尾 c) 為什麼是現在做
第 1 頁｜現況的代價：每月客服超時 120 小時（感覺：問題是真的）
第 4 頁｜試行範圍：只接 FAQ 類詢問，兩位同仁各撥 10% 工時（回應質疑 a）
第 7 頁｜停損條件：第六週解決率未達五成即終止（回應質疑 b）

重點在第三個要求。讓 AI 先預判質疑再排架構，做出來的就是說服文件，而不是資訊罄列。拿到大綱後花十分鐘做三件事：刪掉跟主張無關的頁、把結論移到前三頁（主管沒耐心等鋪陳）、確認每頁標題連起來唸是一個完整的故事。標題連不成故事，現在重排，比寫完逐字稿才發現便宜十倍。

第三步：40 分鐘逐字稿——一次餵一個段落

架構定了才寫稿，而且不要一次叫 AI 寫完整份。一次餵一個段落（三到五頁），用這個提示詞：

依照以下大綱第 1 到 3 頁，幫我寫口語逐字稿。要求：1) 每頁 100 到 150 字，講出來約 40 秒 2) 用「我」的口吻，像對主管當面說話，不要書面腔 3) 每頁附一行講者筆記：這頁的停頓點和要看著對方說的那句話。

輸出示意：

第 1 頁逐字稿：「在講提案之前，先讓我報一個數字。上個月客服團隊加班 120 小時，其中六成在回答重複出現的二十個問題……」
講者筆記：講完「120 小時」停一拍，看主管，等他消化這個數字再往下。

為什麼分段餵？因為一次生成三十頁，AI 到後半段會開始重複車軲轆話，而且你根本不會逐頁細看。三到五頁一批，每批花兩分鐘用嘴巴唸過——用唸的，不是用看的，書面腔和接不順的轉折，嘴巴一秒就抓到，眼睛會放過去。唸到卡的地方，把那句貼回去：「這句唸起來很拗口，改成更口語的說法，保留原意。」

第四步：30 分鐘視覺——先定規則再動手

排版快的祕訣是先讓 AI 當美術指導，定三條全域規則：

這是一場對主管的內部提案簡報。請給我一套視覺規則：標題字級、內文字級、主色與強調色（公司色是深藍）、每頁最多幾行字、數據用什麼圖表形式。規則要簡單到我能在 30 分鐘內套完 14 頁。

輸出示意：

標題 32pt 粗體，內文 20pt，每頁最多 5 行。主色深藍 #1B3A5C，強調色橘 #E8772E，一頁只准出現一處橘色——留給你要主管看的那個數字。比較用長條圖、趨勢用折線圖，圓餅圖超過四塊就改用表格。

這套規則的價值不在多漂亮，在於消滅三十頁裡的三百個小決定。沒有規則，你每頁都要重新猶豫一次字級和顏色；有規則，排版變成體力活，三十分鐘綽綽有餘。

拿到規則後逐頁套用，每頁只問自己一個問題：「這頁的視覺重點是哪一個？」一頁一重點，多的刪掉或移到附錄。圖表需求直接讓 AI 生成：把數據貼給它，要求「用一句話告訴我這組數據該用長條圖還是折線圖，以及標題該寫結論而不是描述」——圖表標題寫「客服成本逐季上升 34%」，不要寫「客服成本統計」。

第五步：10 分鐘彩排——只抓三種翻車

最後十分鐘不要再改內容，計時講一次，只檢查三件事：時間有沒有超過、前三頁能不能讓人聽懂你要什麼、被打斷時每一頁能不能獨立講完。

重點：講不完就刪頁，不要講快一點——刪頁是專業，趕話是災難。

那場提案的彩排，我計時十六分半，超了一分半。砍掉兩頁背景說明（主管本來就知道的事），改成一句口頭帶過，落在十四分鐘，留一分鐘緩衝給開場寒暄。簡報就過了，試行專案隔週啟動。

常見翻車 FAQ

問：AI 生成的內容很通用、很像罐頭，怎麼辦？
答：九成是因為第一步偷懶。回去檢查你給的對象描述——「部門主管」是罐頭，「務實、在意人力排擠、討厭空泛願景」才是規格。輸入的具體程度，直接決定輸出的具體程度。

問：兩小時真的夠嗎？我光找資料就不只兩小時。
答：這條流程假設素材在你腦中或手邊。如果還需要查資料、跑數據，那是簡報前的功課，另外排時間。把「研究」和「製作」混在同一段時間裡，是簡報做不完的第二大原因。

問：逐字稿會不會讓我上台像在背書？
答：逐字稿的用途是「寫的時候想清楚」，不是上台照唸。寫完唸過三次，上台帶講者筆記就夠。順序不能反：先有逐字稿再丟掉它，跟從來沒寫過，是兩種完全不同的台風。

問：AI 給的架構跟我想的不一樣，該聽誰的？
答：聽你的，但先搞懂它為什麼那樣排。AI 的排法常常暴露你沒想到的聽眾視角——例如它把風險頁提前，可能是判斷主管會先問風險。理解之後再否決，而不是直接否決。

問：主管臨時把 15 分鐘砍成 5 分鐘，流程要重跑嗎？
答：不用。回到第一步那三行憲法，挑出主張頁、證據最強的一頁、行動頁，三頁講完。平常就照這個流程做的人，砍時間只是做減法；內容和版面攪在一起做的人，砍時間等於重做。

出門前檢核表

動手前：

• 對象、目的、一句話主張，三行寫出來了嗎？
• 簡報長度和場合確認了嗎？

架構階段：

• 每頁標題連起來是一個故事嗎？
• 聽眾最可能的質疑，有對應的頁嗎？
• 結論在前三頁嗎？

完稿階段：

• 逐字稿用嘴巴唸過了嗎？
• 每頁只有一個視覺重點嗎？
• 計時彩排過、確定講得完嗎？

這套流程我帶過很多完全沒用過 AI 的學員跑，第一次大概要花四小時，第三次以後穩定壓進兩小時——卡點幾乎都在第一步和提示詞的細節。如果你想在現場被陪著完整走一遍，從想法做到能上台的成品，可以看看我的「AI 助航簡報術」課程（/courses/idea-to-slides/），兩小時，我們一起把你下一場簡報做完。